COSMODATA bietet Lösungen für Document Digitization & Workflow Automation für Unternehmen, die den Papierverbrauch senken, ihre Dokumente besser organisieren und alltägliche Prozesse automatisieren möchten.
Dokumentendigitalisierung
Physische Dokumente können in ein organisiertes digitales Archiv überführt werden durch:
- scanning
- OCR
- indexing
- classification
- metadata
- searchable PDF
damit die Information leichter zugänglich und verwaltbar ist.
Scan Workflows
Multifunktionsgeräte können Dokumente direkt senden an:
- Network Folders
- SharePoint
- OneDrive
- Document Management Systems
- Business Applications
ohne manuelle Zwischenübertragung von Dateien.
Document Routing
Dokumente können je nach Folgendem automatisch weitergeleitet werden:
- Typ
- department
- Kunden
- project
- Benutzer
- Geschäftsprozess
damit sie umgehend an der richtigen Stelle ankommen.
Approval Workflows
Es können digitale Abläufe erstellt werden wie:
für:
- invoices
- contracts
- purchase requests
- internal documents
- customer records
und reduziert dadurch E-Mails und manuelle Genehmigungen.
OCR & Search
Mit OCR können gescannte Dokumente in durchsuchbare Dateien umgewandelt werden.
Das ermöglicht eine schnelle Suche nach:
- Wörter
- Daten
- Kunden
- Dokumentnummern
- metadata
Document Management
Digitalisierte Dokumente können in einer zentralen Umgebung gespeichert werden mit:
- permissions
- versioning
- categories
- search
- retention
- audit trail
damit die Information organisiert und kontrolliert bleibt.
Integration
Die Abläufe können verbunden werden mit:
- ERP
- CRM
- Microsoft 365
- SharePoint
- Helpdesk
- Custom Applications
damit ein Dokument Teil eines tatsächlichen Geschäftsprozesses wird.
Warum Digitalisierung & Document Workflows
Schnellerer Zugriff
Dokumente werden ohne Suche in physischen Archiven gefunden.
Weniger Papier
Unnötige Ausdrucke und physische Kopien werden reduziert.
Bessere Kontrolle
Permissions und Audit Trail schützen die Informationen.
Automatisierung
Documents können Freigaben und Workflows auslösen.
Vom Dokument zum Prozess
COSMODATA verbindet Scanning, Document Management und Automation, sodass Dokumente nicht bloß digitale Dateien sind, sondern Teil eines strukturierten Geschäftsablaufs.
Scan. Organize. Automate.
