Automatisierung von Geschäftsprozessen

COSMODATA konzipiert und realisiert Lösungen für Business Process Automation für Unternehmen, die wiederkehrende Aufgaben reduzieren, menschliche Fehler verringern und einen besseren Überblick über ihre täglichen Prozesse gewinnen möchten.

Viele Unternehmen verlassen sich weiterhin auf:

• emails
• Excel
• manuelle Genehmigungen
• telefonische Abstimmungen
• mehrfache Erfassung derselben Daten
• nicht verbundene Informationssysteme
• Prozesse, die von bestimmten Personen abhängen

Automatisierung verwandelt diese Prozesse in organisierte und wiederholbare Workflows.

Das Ziel ist einfach:

weniger manuelle Verwaltung und mehr Zeit für die eigentliche Geschäftsarbeit.

Was ist Business Process Automation?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen nutzt Technologie, damit bestimmte Aktionen automatisch ausgeführt werden, wenn ein Ereignis eintritt.

Zum Beispiel:

Anstatt dass ein Benutzer E-Mails versendet, Dateien manuell aktualisiert und den Fortschritt einer Aufgabe verfolgt, kann das System die nächsten Schritte automatisch ausführen.

Workflow Automation

Wir entwickeln Workflows, die auf die tatsächlichen Prozesse des Unternehmens zugeschnitten sind.

Können automatisiert werden:

• Anfragen
• Genehmigungen
• Zuweisungen
• escalations
• reminders
• notifications
• deadlines
• follow-ups
• status changes
• reporting

Jeder Workflow kann je nach Benutzer, Abteilung, Priorität oder Anfrageart spezifische Regeln haben.

Approvals

Freigaben verursachen häufig erhebliche Verzögerungen.

Es können automatisierte Abläufe erstellt werden wie:

oder

Das System kann automatisch erkennen, wer jede Anfrage genehmigen muss.

Internal Requests

Interne Anforderungen können über ein gemeinsames System organisiert werden.

Beispielsweise:

• IT requests
• HR requests
• purchase requests
• maintenance requests
• access requests
• equipment requests
• leave requests
• travel requests

Jede Anfrage kann automatisch an die zuständige Abteilung weitergeleitet werden.

Ticketing Automation

In Helpdesk- und Support-Umgebungen können folgende Abläufe automatisiert werden:

• ticket categorization
• priority assignment
• technician assignment
• SLA timers
• escalation
• notifications
• customer updates
• closure workflows

So verringert sich der Bedarf an manueller Verwaltung jedes einzelnen Tickets.

SLA Automation

SLAs können automatisch überwacht werden.

Das System kann:

• startet SLA-Timer
• ändert die Priorität
• Versand von Warnungen
• führt ein Escalation durch
• informiert Manager
• erfasst Breaches
• erstellt Reports

damit das Team rechtzeitig weiß, wann ein Vorfall die vereinbarte Zeit zu überschreiten droht.

Assignment Automation

Aufgaben können automatisch zugewiesen werden, auf Basis von Regeln wie:

• department
• category
• customer
• location
• workload
• technician specialization
• priority
• availability

So verringert sich die Zeit für manuelles Dispatching.

Escalation Workflows

Wenn eine Aufgabe nicht in der erwarteten Zeit voranschreitet, kann das System eine Escalation auslösen.

Zum Beispiel:

Der Prozess läuft automatisch ab und hängt nicht davon ab, ob jemand daran gedacht hat, die Aufgabe zu prüfen.

Notifications

Benutzer können automatisch benachrichtigt werden, wenn ein wichtiges Ereignis eintritt.

Über:

• email
• in-app notifications
• Microsoft Teams
• alerts
• reminders

für Ereignisse wie:

• neue Zuweisung
• neue Genehmigung
• Statusänderung
• deadline
• overdue task
• neues Dokument
• ticket escalation
• SLA risk

Automated Reminders

Das System kann automatisch erinnern an:

• anstehende Deadlines
• renewals
• Verträge
• pending approvals
• incomplete tasks
• maintenance
• scheduled checks
• customer follow-ups

indem die Abhängigkeit von persönlichen Kalendern und manuellen Listen reduziert wird.

User Onboarding Automation

Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters kann automatisch eine Reihe von Aktionen auslösen.

Beispiel:

Tasks können erstellt werden für:

• IT
• HR
• management
• facility
• security

damit alle erforderlichen Maßnahmen organisiert abgeschlossen werden.

User Offboarding Automation

Das Ausscheiden eines Mitarbeiters erfordert einen schnellen und kontrollierten Prozess.

Können automatisch aktiviert werden:

• account disable
• access revocation
• Microsoft 365 actions
• license removal
• device return task
• mailbox delegation
• data transfer
• PBX deactivation
• security review

damit nach dem Ausscheiden keine aktiven Zugriffe bestehen bleiben.

Document Workflows

Dokumente können einem bestimmten Geschäftsprozess folgen.

Beispielsweise:

Können automatisiert werden:

• approvals
• versioning
• document routing
• notifications
• expiration
• archival

damit der Dateiaustausch per E-Mail reduziert wird.

Invoice & Finance Workflows

Finanzprozesse können mit mehr Kontrolle organisiert werden.

Beispielsweise:

• invoice approval
• purchase requests
• expense approvals
• payment authorization
• cost center routing
• budget approval

mit vollständigem Verlauf der Aktionen und Verantwortlichen.

Sales Automation

Vertriebsprozesse können vom ersten Kontakt bis zum Follow-up automatisiert werden.

Beispiel:

Können automatisiert werden:

• lead assignment
• reminders
• quote follow-ups
• customer notifications
• task creation
• sales reporting

damit die Wahrscheinlichkeit verpasster Geschäftschancen reduziert wird.

Customer Service Automation

Der Kundenservice kann besser organisiert werden.

Es können Workflows erstellt werden wie:

oder:

So erhält jede Kommunikation Kontinuität.

PBX & Call Automation

Telefoniedaten können automatische betriebliche Aktionen auslösen.

Beispielsweise:

• missed call → callback task
• incoming call → customer identification
• unanswered queue call → notification
• call completed → CRM logging
• VIP caller → priority routing

So wird die Telefonie mit den realen Geschäftsprozessen des Unternehmens verbunden.

Email Automation

Die E-Mail kann als Trigger für unterschiedliche Aktionen verwendet werden.

Beispiele:

• incoming support email → ticket creation
• invoice email → finance workflow
• application email → HR process
• customer request → assignment
• security report → alert

damit eingehende E-Mails nicht manuell in Aufgaben umgewandelt werden müssen.

Microsoft 365 Automation

Microsoft 365 kann ein wichtiger Bestandteil eines Automation Ecosystems sein.

Es können Prozesse automatisiert werden rund um:

• Teams
• SharePoint
• Outlook
• OneDrive
• users
• groups
• documents
• approvals
• notifications

und schafft Workflows, die in die tägliche Arbeit der Anwender eingebunden sind.

Teams Integration

Automatisierungen können bestimmte Teams oder Benutzer in Microsoft Teams benachrichtigen.

Beispielsweise:

• neues Critical Ticket
• approval request
• project milestone
• security alert
• system outage
• customer escalation

damit wichtige Informationen sofort das richtige Team erreichen.

API Integrations

Automatisierung gewinnt an Wert, wenn verschiedene Systeme miteinander kommunizieren können.

Wir können Integrationen erstellen mit:

• ERP
• CRM
• helpdesk
• PBX
• Microsoft 365
• cloud services
• monitoring tools
• customer portals
• custom applications
• external APIs

damit eine Aktion in einem System automatisch eine Aktion in einem anderen auslöst.

Data Synchronization

Dieselbe Information wird oft in mehreren verschiedenen Systemen erfasst.

Das schafft:

• Fehler
• unterschiedliche Versionen derselben Information
• Verzögerungen
• unnötige Arbeit

Wir können die Datensynchronisation zwischen Anwendungen automatisieren.

Beispiel:

mit geringerem Bedarf an Neuerfassung.

Scheduled Automation

Bestimmte Aufgaben können automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt ausgeführt werden.

Beispielsweise:

• daily reports
• weekly summaries
• monthly billing preparation
• backup verification
• contract reminders
• maintenance checks
• license reviews
• data synchronization

damit periodische Prozesse nicht von manueller Ausführung abhängen.

Event-Based Automation

Andere Prozesse können ausgeführt werden, wenn ein bestimmtes Event eintritt.

Zum Beispiel:

oder:

So erfolgt die Reaktion unverzüglich.

Business Rules

Automatisierungen können komplexen Geschäftsregeln folgen.

Zum Beispiel:

oder:

Die Logik des Unternehmens wird in klare, wiederholbare Regeln übersetzt.

Conditional Workflows

Nicht alle Anfragen folgen demselben Weg.

Ein Workflow kann sich ändern, abhängig von:

• Anfragetyp
• Betrag
• department
• customer
• priority
• contract
• location
• risk level

So können Automatisierungen auch komplexe Geschäftsprozesse unterstützen.

Custom Applications

Wenn ein einfaches Automation Tool nicht ausreicht, können wir Custom-Anwendungen rund um den Prozess entwickeln.

Eine Lösung kann Folgendes umfassen:

• forms
• workflows
• approvals
• users
• permissions
• dashboards
• notifications
• reporting
• APIs
• audit logs

damit der gesamte Prozess aus einer einheitlichen Umgebung verwaltet wird.

Self-Service Portals

Benutzer oder Kunden können bestimmte Prozesse selbstständig starten.

Beispielsweise:

• support request
• access request
• purchase request
• document request
• project request
• account change
• service request

Das System übernimmt anschließend das korrekte Routing.

Customer Portals

Kunden können eine eigene Umgebung erhalten für:

• Anfragen
• tickets
• documents
• approvals
• project status
• reports
• service requests

während im Hintergrund automatisierte Workflows laufen.

Forms & Data Collection

Vordrucke und unkontrollierte E-Mails können durch Structured Forms ersetzt werden.

Daten können:

• überprüft werden
• gespeichert werden
• weitergeleitet werden
• Tasks zu erstellen
• Genehmigungen auszulösen
• in Reports verwendet zu werden

ohne dass eine manuelle Übertragung erforderlich ist.

Automated Reporting

Reports müssen nicht jedes Mal manuell erstellt werden.

Können automatisch erstellt und versendet werden:

• daily
• weekly
• monthly
• on-demand
• nach einem bestimmten Event

und Daten aus unterschiedlichen Geschäftssystemen zu enthalten.

Management Dashboards

Die Geschäftsführung kann einen unmittelbaren Überblick erhalten über:

• pending requests
• overdue tasks
• approvals
• SLA
• tickets
• projects
• workloads
• costs
• sales
• service performance

ohne dass Informationen aus verschiedenen Abteilungen zusammengetragen werden müssen.

KPIs

Automatisierung ermöglicht die Messung von Prozessen, die zuvor schwer zu bewerten waren.

Können überwacht werden:

• processing time
• approval time
• response time
• completion rate
• overdue tasks
• bottlenecks
• SLA compliance
• error rate
• workload
• automation rate

So können Entscheidungen auf realen Daten beruhen.

Bottleneck Identification

Die Dokumentation jedes Schritts ermöglicht es, Verzögerungen zu erkennen.

Zum Beispiel:

Es wird sofort klar, dass das Problem nicht in der Ausführung, sondern in der Genehmigung liegt.

Automatisierung macht Prozesse nicht nur schneller.

Macht sie auch sichtbarer.

Audit Trail

Jeder automatisierte Prozess kann eine vollständige Historie führen.

Kann erfasst werden:

• wer die Anfrage gestartet hat
• wer es genehmigt hat
• wann jede Aktion erfolgt ist
• welche Daten geändert wurden
• wer die Arbeit abgeschlossen hat
• welche Notifications versendet wurden

und schafft mehr Transparenz und Kontrollmöglichkeiten.

Role-Based Access

Benutzer können je nach Rolle unterschiedliche Funktionen haben.

Beispielsweise:

• Employee
• Manager
• Department Manager
• Finance
• Administrator
• Customer
• External Partner

Jeder Benutzer sieht und verwaltet nur die Prozesse, die ihn betreffen.

Automation & Security

Automatisierung darf die Sicherheit nicht umgehen.

Die Lösungen können Folgendes umfassen:

• authentication
• role-based permissions
• approval controls
• MFA
• logging
• tenant isolation
• secure API access
• audit trail

damit die höhere Geschwindigkeit die Kontrolle nicht verringert.

Human Approval Where It Matters

Nicht alle Entscheidungen sollten automatisiert werden.

An kritischen Stellen kann weiterhin eine menschliche Freigabe zwingend erforderlich sein.

Zum Beispiel:

Das ermöglicht die Kombination aus Geschwindigkeit und Kontrolle.

Error Reduction

Manuelle Prozesse sind anfällig für:

• falsche Erfassung
• Auslassungen
• duplicate entries
• vergessene E-Mails
• falsche Recipients
• nicht abgeschlossene Tasks

Automatisierung reduziert diese Fehler, indem sie stets denselben vordefinierten Prozess anwendet.

Standardization

Derselbe Prozess muss unabhängig davon, welcher Benutzer ihn ausführt, auf dieselbe Weise ablaufen.

Die Automatisierung ermöglicht:

damit der Betrieb nicht von persönlichen Gewohnheiten oder Erfahrung abhängt.

Knowledge Retention

In vielen Unternehmen existieren kritische Prozesse nur im Wissen bestimmter Mitarbeiter.

Durch Automatisierung wird der Prozess zu:

• workflow
• rules
• forms
• documentation
• system logic

So bleibt das betriebliche Wissen im Unternehmen.

Scalability

Ein Prozess, der mit 10 Anfragen pro Tag funktioniert, funktioniert mit 100 möglicherweise nicht mehr.

Automatisierung ermöglicht es dem Unternehmen, das Arbeitsvolumen zu steigern, ohne den manuellen Verwaltungsaufwand entsprechend zu erhöhen.

Von Excel zur Geschäftsanwendung

Viele Automatisierungen beginnen mit einer einfachen Frage:

«Warum wird dieser Prozess noch in Excel durchgeführt?»

Ein Spreadsheet kann sich zu einem organisierten System weiterentwickeln, mit:

• database
• users
• permissions
• forms
• workflows
• notifications
• reporting
• audit trail

und schafft mehr Kontrolle und Zuverlässigkeit.

Von der E-Mail zum Workflow

Eine E-Mail ist kein Workflow.

Eine E-Mail kann:

• verloren geht
• vergessen wird
• keinen Owner hat
• keine Deadline hat
• nicht messbar ist

In einem organisierten Workflow verfügt jede Anfrage über:

Process Discovery

Bevor wir einen Prozess automatisieren, müssen wir ihn zunächst verstehen.

Wir dokumentieren:

• wer den Prozess startet
• welche Daten erforderlich sind
• wer genehmigt
• wer ausführt
• wo es Verzögerungen gibt
• welche Systeme verwendet werden
• was das Endergebnis ist

Richtige Automatisierung beginnt mit einer richtigen Geschäftsanalyse.

Process Mapping

Der bestehende Prozess kann dargestellt werden als:

So können wir einen häufigen Fehler vermeiden:

eine schlechte Prozessführung zu automatisieren, ohne sie zuvor zu verbessern.

Von der Analyse zur Automatisierung

Unser Ansatz kann Folgendem folgen:

Continuous Improvement

Automatisierung ist kein Projekt, das mit der ersten Version endet.

Wenn sich das Unternehmen verändert, können sich ändern:

• workflows
• rules
• approvals
• integrations
• notifications
• reports

damit sich das System gemeinsam mit den tatsächlichen Anforderungen weiterentwickelt.

COSMODATA kann die Automatisierung mit Custom Development kombinieren.

Das bedeutet, dass wir uns nicht zwingend auf die Möglichkeiten einer fertigen Plattform beschränken.

Wir können erstellen:

an die Prozesse der Organisation angepasst.

Automatisierungen können auch auf das IT-Management selbst ausgeweitet werden.

Beispielsweise:

• monitoring alert → ticket
• new employee → IT onboarding
• backup failure → escalation
• low disk space → technician alert
• device offline → investigation task
• license expiration → reminder

So wird die IT proaktiver und weniger reaktiv.

Auch Security-Prozesse können automatisiert werden.

Beispiele:

• security alert → incident ticket
• suspicious login → investigation
• phishing report → security workflow
• vulnerability finding → remediation task
• critical incident → management escalation

mit menschlichem Eingreifen dort, wo eine Bewertung erforderlich ist.

Warum Business Process Automation

Wir automatisieren nicht bloß Aufgaben. Wir verbessern Prozesse.

COSMODATA betrachtet die Automatisierung von Geschäftsprozessen als Kombination aus Business Analysis, Integration und Software Development.

Wir beginnen nicht mit der Frage:

«Was können wir automatisieren?»

Wir beginnen mit:

«Wo verliert das Unternehmen heute Zeit?»

Wir analysieren den Prozess, entfernen überflüssige Schritte, verbinden die passenden Systeme und schaffen Workflows, die gemessen und weiterentwickelt werden können.

Weil der eigentliche Wert der Automatisierung nicht nur darin besteht, einen Computer eine Aufgabe ausführen zu lassen.

Ziel ist es, dem Unternehmen zu ermöglichen, schneller, mit weniger Fehlern und mit mehr Kontrolle zu arbeiten.

Simplify. Automate. Integrate. Improve.