COSMODATA bietet umfassende Lösungen für Document Management für Unternehmen, die ihre digitalen Dokumente organisieren, schützen und effektiv verwalten möchten.
Zentrale Speicherung
Dokumente können in einer organisierten Umgebung zusammengeführt werden mit:
- folders
- categories
- metadata
- document types
- customer records
- project records
damit die Information nicht in E-Mails und lokalen Ordnern verstreut bleibt.
Schnellsuche
Die Suche kann erfolgen anhand von:
- Schlüsselwörter
- Daten
- Kunden
- projects
- document type
- metadata
damit Benutzer schnell finden, was sie brauchen.
Permissions & Access Control
Der Zugriff kann kontrolliert werden nach:
- Benutzer
- Rolle
- department
- document type
- project
damit jeder Benutzer nur die Informationen sieht, die ihn betreffen.
Version Control
Dokumente können einen Versionsverlauf führen, sodass Folgendes vorhanden ist:
- previous versions
- modification history
- responsible user
- Recovery-Möglichkeit
und Verwechslungen zwischen mehreren Kopien zu vermeiden.
Document Workflows
Documents können mit Abläufen verknüpft werden wie:
für Verträge, Finanzdokumente, interne Prozesse und andere Geschäftsunterlagen.
OCR & Digitization
Physische Dokumente können digitalisiert werden durch:
- scanning
- OCR
- indexing
- classification
damit sie in dieselbe organisierte digitale Umgebung eingebunden werden.
Integration
Die Lösungen können verbunden werden mit:
- Microsoft 365
- SharePoint
- OneDrive
- ERP
- CRM
- Helpdesk
- Custom Applications
damit Dokumente Teil der tatsächlichen Geschäftsprozesse sind.
Retention & Archiving
Richtlinien können angewendet werden für:
- retention periods
- archiving
- secure deletion
- document lifecycle
je nach den Anforderungen der Organisation.
Audit Trail
Wo erforderlich, kann Folgendes dokumentiert werden:
- wer ein Dokument geöffnet hat
- wer es modifiziert hat
- wer es genehmigt hat
- wann jede Aktion erfolgt ist
und schafft mehr Kontrolle und Transparenz.
Warum Document Management
Bessere Organisation
Alle Dokumente befinden sich in einer kontrollierten Umgebung.
Schnellerer Zugriff
Informationen werden schnell gefunden.
Höhere Sicherheit
Permissions und Audit Trail schränken den unbefugten Zugriff ein.
Weniger manuelle Verwaltung
Documents können mit automatisierten Workflows verknüpft werden.
Von Dateien zu verwaltbaren Informationen
COSMODATA kombiniert Document Management, Digitization und Workflow Automation, sodass Unternehmensinformationen organisiert, sicher und sofort verfügbar bleiben.
Organize. Control. Access.
