Kommunikation & Zusammenarbeit

COSMODATA konzipiert und realisiert umfassende Lösungen für Kommunikation & Zusammenarbeit für Unternehmen, die Mitarbeiter, Kunden und Partner effektiv in einer einheitlichen Umgebung verbinden möchten.

Moderne Unternehmenskommunikation beschränkt sich nicht mehr auf Telefonie oder E-Mail.

Umfasst:

• Sprache
• video
• chat
• online meetings
• file sharing
• team collaboration
• mobile communication
• customer communication
• meeting rooms
• PBX
• Microsoft Teams
• business applications

mit dem Ziel, Informationen schnell, organisiert und sicher zu übertragen.

Unified Communications

Unified-Communications-Lösungen vereinen verschiedene Kommunikationskanäle in einer gemeinsamen Umgebung.

Können umfassen:

• Unternehmenstelefonie
• PBX
• softphones
• video conferencing
• instant messaging
• presence
• voicemail
• meetings
• mobile communication

So müssen Anwender nicht über viele unabhängige, unverbundene Tools arbeiten.

Microsoft Teams

Microsoft Teams kann zur zentralen Kollaborationsplattform des Unternehmens werden.

Kann verwendet werden für:

• Unternehmens-Chat
• online meetings
• video calls
• team collaboration
• document sharing
• internal communication
• external collaboration
• communities
• project workspaces

und schafft einen zentralen Punkt für die tägliche Zusammenarbeit.

PBX & Unternehmenstelefonie

Die Telefonie bleibt ein kritischer Kommunikationskanal.

Wir können Lösungen planen, die kombinieren:

• IP PBX
• VoIP
• extensions
• SIP trunks
• queues
• ring groups
• IVR
• mobile extensions
• softphones
• call recording
• reporting

damit die Sprachkommunikation als Teil der gesamten IT-Infrastruktur funktioniert.

PBX & Microsoft Teams Integration

Je nach technischer Architektur kann die Unternehmenstelefonie mit Microsoft Teams verbunden werden.

Das kann Benutzern ermöglichen, in einer gemeinsamen Umgebung zu verwalten:

• interne Anrufe
• externe Anrufe
• meetings
• chat
• video
• presence
• Unternehmensrufnummern

indem der Bedarf an unterschiedlichen Kommunikationsanwendungen reduziert wird.

Softphones

Benutzer können ihre Unternehmens-Extension ohne physisches Telefon verwenden.

Über das Softphone können Anrufe getätigt und entgegengenommen werden von:

• desktop
• laptop
• smartphone
• tablet

und behält dabei ihre geschäftliche Telefonidentität, wo auch immer sie arbeiten.

Mobile Communications

Die Unternehmenskommunikation muss dem Benutzer folgen.

Es können Lösungen umgesetzt werden, die Folgendes ermöglichen:

• Unternehmensanrufe vom Smartphone
• mobile softphone
• Teams communication
• secure messaging
• Mobile Access auf Unternehmensdaten
• remote meetings

damit Mitarbeitende verfügbar bleiben können, ohne von ihrem Büro abhängig zu sein.

Video Conferencing

Die Videokonferenz ist inzwischen ein grundlegendes Werkzeug der täglichen Arbeit.

Wir können Lösungen umsetzen für:

• one-to-one video calls
• team meetings
• customer meetings
• webinars
• hybrid meetings
• remote presentations
• multi-site conferences

mit dem Ziel konstanter Ton- und Bildqualität und eines einfachen Nutzungserlebnisses.

Meeting Room Solutions

Moderne Besprechungsräume müssen es den Teilnehmenden ermöglichen, sich einfach zu verbinden, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Die Lösungen können Folgendes umfassen:

• Microsoft Teams Rooms
• cameras
• microphones
• speakers
• displays
• projectors
• touch controllers
• room PCs
• wireless presentation
• room booking systems

damit der Beginn eines Meetings nicht jedes Mal technischen Support erfordert.

Hybrid Meetings

Meetings umfassen heute oft gleichzeitig Teilnehmende im Büro und außerhalb des Büros.

Eine richtig konzipierte Hybrid-Meeting-Lösung muss Folgendes sicherstellen:

• klaren Ton
• korrekte Abdeckung der Mikrofone
• geeignete Kamera
• einfache Präsentation von Inhalten
• einfache Teilnahme von Remote-Usern
• zuverlässige Netzwerkverbindung

damit alle Teilnehmer ein gleichwertiges Erlebnis haben.

Wireless Presentation

Benutzer können Inhalte ohne komplizierte Verbindungen und Kabel präsentieren.

Es können Lösungen genutzt werden für:

• wireless screen sharing
• laptop presentation
• guest presentation
• multi-user presentation
• meeting room displays

und verbessern dadurch die tägliche Nutzung der Meeting Rooms erheblich.

Internal Communication

Die interne Kommunikation sollte sich nicht ausschließlich auf E-Mail stützen.

Es können organisierte Kanäle eingerichtet werden für:

• company announcements
• departments
• projects
• technical teams
• management
• support
• communities
• knowledge sharing

damit Informationen leichter zugänglich sind und nicht in langen E-Mail-Threads verloren gehen.

Team Collaboration

Teams können in gemeinsamen digitalen Workspaces arbeiten.

Können kombiniert werden:

• chat
• files
• tasks
• meetings
• shared documents
• calendars
• project information
• notifications

damit jedes Team über einen gemeinsamen Zusammenarbeitspunkt verfügt.

Document Collaboration

Die Zusammenarbeit an Dateien kann ohne den Austausch mehrerer Versionen per E-Mail erfolgen.

Können genutzt werden:

• SharePoint
• OneDrive
• Microsoft Teams
• co-authoring
• version history
• comments
• permissions

damit mehrere Benutzer an denselben Informationen arbeiten können.

External Collaboration

Die Zusammenarbeit reicht häufig über das Unternehmen hinaus.

Kann die Beteiligung erfordern von:

• Kunden
• von Lieferanten
• von Beratern
• von Partnern
• contractors

Es können kontrollierte External-Collaboration-Umgebungen mit spezifischen Permissions und eingeschränktem Zugriff eingerichtet werden.

Guest Access

Für externe Partner können Guest-Access-Richtlinien umgesetzt werden, die festlegen:

• wer eingeladen werden kann
• auf welche Gruppen er Zugriff hat
• auf welche Dateien er zugreifen kann
• was sich ändern kann
• wie lange er aktiv bleibt

damit die externe Zusammenarbeit keinen unkontrollierten Zugriff schafft.

Customer Communication

Kommunikationslösungen können den Kundenkontakt besser organisieren.

Können kombiniert werden:

• Telefonie
• queues
• customer support
• email
• meetings
• callback workflows
• helpdesk
• CRM
• customer portals

damit unterschiedliche Kanäle als Teil eines einheitlichen Serviceprozesses funktionieren.

Call Queues

Telefonische Queues können den eingehenden Verkehr organisieren für:

• Sales
• Support
• Reception
• Reservations
• Customer Service
• Accounting

mit Funktionen wie:

• mehrere Agents
• announcements
• ring strategies
• overflow
• waiting
• missed call handling

damit eingehende Anrufe beim richtigen Team ankommen.

IVR

Mit einem richtig konzipierten IVR kann der Anrufer direkt zur passenden Abteilung geleitet werden.

Beispielsweise:

Es können auch unterschiedliche Szenarien angewendet werden für:

• Betriebszeiten
• Feiertage
• after-hours
• emergency calls
• unterschiedliche Sprachen

Presence & Availability

Die Verfügbarkeitsinformation hilft Teams, effektiver zu kommunizieren.

Der Benutzer kann erkennen, ob ein Geschäftspartner:

• Available
• Busy
• In a Meeting
• Away
• Do Not Disturb

damit der passende Kommunikationskanal gewählt wird.

Calendars & Scheduling

Die Zusammenarbeit kann mit Unternehmenskalendern verknüpft werden, um Folgendes zu erleichtern:

• meeting scheduling
• room booking
• availability
• online meetings
• customer appointments
• team calendars

indem manuelle Abstimmungsprozesse reduziert werden.

Room Booking

Für Organisationen mit vielen Räumen können Buchungssysteme umgesetzt werden.

Können anzeigen:

• availability
• current meeting
• next meeting
• reservation status
• room resources

über Calendar-Integration oder spezielle Panels vor den Räumen.

Contact Center Solutions

Für größeren Betreuungsbedarf können strukturiertere Contact-Center-Umgebungen geschaffen werden.

Können umfassen:

• call queues
• agents
• supervisors
• call recording
• wallboards
• reporting
• real-time status
• missed calls
• service level metrics

damit die Kommunikation mit den Kunden messbar wird.

Call Analytics

Telefoniedaten können für einen besseren betrieblichen Überblick genutzt werden.

Können überwacht werden:

• incoming calls
• outgoing calls
• answered calls
• missed calls
• abandoned calls
• call duration
• queue activity
• extension activity
• peak hours
• response times

mit dem Ziel, Service und Personalbesetzung zu verbessern.

Communication Dashboards

Es können Dashboards erstellt werden, die Informationen bündeln wie:

• live queue status
• unanswered calls
• agent availability
• daily call volume
• average call duration
• service levels
• historical trends

damit die Verantwortlichen sofort einen Überblick über die Lage haben.

CRM Integration

Telefonie und Kommunikationswerkzeuge können mit einem CRM verbunden werden.

Je nach Plattform können unterstützt werden:

• caller identification
• click-to-call
• customer screen pop
• automatic call logging
• call history
• customer activity

damit jede Kommunikation dem jeweiligen Kunden zugeordnet wird.

Helpdesk Integration

Support-Anrufe können mit dem Helpdesk verknüpft werden.

Es können Workflows erstellt werden wie:

oder:

So wird die Kommunikation Teil des organisierten Support-Prozesses.

Integration mit Unternehmensanwendungen

Communication-&-Collaboration-Lösungen können auch mit Custom-Anwendungen verbunden werden.

Beispielsweise:

• customer portals
• dashboards
• ERP
• CRM
• ticketing
• scheduling applications
• hotel systems
• internal tools

über API oder andere verfügbare Integrationen.

Communication Automation

Wiederkehrende Aktionen können automatisiert werden.

Beispielsweise:

Können automatisiert werden:

• missed call notifications
• meeting reminders
• customer callbacks
• support alerts
• team notifications
• escalation messages

damit wichtige Kommunikation nicht verloren geht.

Remote & Hybrid Work

Mitarbeitende müssen unabhängig vom Standort kommunizieren und zusammenarbeiten können.

Können nutzen:

• Teams
• softphones
• video meetings
• cloud files
• shared workspaces
• mobile applications
• VPN, wo erforderlich

damit das Arbeitserlebnis innerhalb und außerhalb des Büros konsistent bleibt.

Multi-Site Communications

Für Organisationen mit mehreren Sites kann eine einheitliche Kommunikation geschaffen werden zwischen:

• von Hauptsitzen
• von Filialen
• von Filialen
• von Hotels
• Lagerhallen
• remote offices

mit gemeinsamer Telefonie, Collaboration und Directory.

Hospitality Communications

Für Hotel- und Hospitality-Betriebe können Lösungen geplant werden, die verbinden:

• Reception
• Reservations
• Housekeeping
• Management
• Back Office
• Guest Rooms
• Technical Support

mit PBX, Mobilkommunikation und Collaboration Tools.

Communication Security

Die Kommunikation muss sicher sein.

Der Schutz kann Folgendes umfassen:

• MFA
• access control
• secure authentication
• device policies
• encrypted communication
• PBX security
• SIP restrictions
• logging
• guest access controls

damit die verstärkte Zusammenarbeit kein zusätzliches Security Risk schafft.

PBX Security

Telefoniesysteme müssen geschützt werden vor:

• unauthorized access
• SIP attacks
• toll fraud
• compromised extensions
• brute-force attempts
• insecure remote access

mit Firewall Rules, Authentication, Monitoring und passenden Security Policies.

Business Continuity

Die Unternehmenskommunikation muss auch bei einer technischen Störung weiter funktionieren.

Können konzipiert werden:

• SIP failover
• secondary Internet
• mobile forwarding
• cloud PBX
• backup communication channels
• remote softphones
• alternate routing

damit das Unternehmen in kritischen Momenten kommunikationsfähig bleibt.

Communication Continuity Plan

Für kritische Umgebungen kann ein Plan erstellt werden, der festlegt:

• welche Nummern kritisch sind
• wohin Anrufe bei einem Outage geleitet werden
• welche alternativen Kanäle es gibt
• wie das Personal kommuniziert
• wie Kunden informiert werden
• wer Emergency Access hat

damit ein technischer Defekt nicht zu kommunikativer Isolation wird.

Monitoring

Kritische Kommunikationsplattformen können überwacht werden auf:

• PBX availability
• SIP trunk status
• call services
• Internet connectivity
• registrations
• Teams service health
• meeting room equipment
• network availability

damit Probleme erkannt werden, bevor sie eine große Anzahl von Benutzern beeinträchtigen.

Managed Communications

COSMODATA kann das laufende Management der Kommunikationsumgebung übernehmen.

Der Service kann Folgendes umfassen:

• PBX administration
• user management
• queue changes
• IVR changes
• Teams administration
• room support
• troubleshooting
• monitoring
• vendor coordination
• reporting

damit der Kunde über eine zentrale Anlaufstelle für den Support verfügt.

Adoption & User Training

Eine Technologieplattform hat nur dann Wert, wenn die Benutzer wissen, wie sie sie nutzen können.

Es kann eine Schulung angeboten werden zu:

• Microsoft Teams
• online meetings
• file sharing
• channels
• softphones
• meeting rooms
• external collaboration
• communication policies

damit neue Lösungen tatsächlich in den Arbeitsalltag integriert werden.

Von verschiedenen Tools zu einer einheitlichen Umgebung

Viele Unternehmen arbeiten mit:

als unabhängige Systeme.

Eine richtige Communications-&-Collaboration-Strategie macht sie zu:

mit gemeinsamer Identität, sicherem Zugriff und besserem Nutzungserlebnis.

Der größte Nutzen entsteht, wenn Communication Tools mit den Geschäftsprozessen verbunden sind.

Zum Beispiel:

oder:

So bleibt die Kommunikation keine isolierte Information, sondern wird Teil des täglichen Geschäftsbetriebs.

Warum Kommunikation & Zusammenarbeit

Kommunikation ist Teil der Geschäftsinfrastruktur

COSMODATA betrachtet Kommunikation & Zusammenarbeit als integralen Bestandteil der modernen IT-Umgebung.

Wir verbinden Telefonie, Microsoft Teams, Meeting Rooms, Cloud Collaboration und Geschäftsanwendungen, damit Menschen, Teams und Kunden unabhängig von ihrem Standort effektiv kommunizieren können.

Weil gute Kommunikation nicht nur bedeutet, dass jemand anrufen oder eine Nachricht senden kann.

Ziel ist es, dass das Unternehmen zusammenarbeiten, reagieren und als ein einheitliches Team agieren kann.

Connect People. Empower Teams. Communicate Better.