COSMODATA propose des solutions de Document Digitization & Workflow Automation pour les entreprises qui souhaitent réduire leur consommation de papier, mieux organiser leurs documents et automatiser leurs processus quotidiens.
Numérisation de documents
Les documents physiques peuvent être convertis en archive numérique organisée via :
- scanning
- OCR
- indexing
- classification
- metadata
- searchable PDF
afin que l'information soit plus facilement accessible et gérable.
Scan Workflows
Les multifonctions peuvent envoyer des documents directement vers :
- Network Folders
- SharePoint
- OneDrive
- Document Management Systems
- Business Applications
sans transfert manuel intermédiaire de fichiers.
Document Routing
Les documents peuvent être acheminés automatiquement en fonction de :
- type
- department
- client
- project
- utilisateur
- une procédure métier
afin qu'ils aboutissent immédiatement au bon endroit.
Approval Workflows
Peuvent être créés des flux numériques tels que :
pour :
- invoices
- contracts
- purchase requests
- internal documents
- customer records
en réduisant les e-mails et les approbations manuelles.
OCR & Search
Avec l'OCR, les documents numérisés peuvent être convertis en fichiers searchable.
Cela permet une recherche rapide selon :
- des mots
- les dates
- clients
- des numéros de documents
- metadata
Document Management
Les documents numérisés peuvent être stockés dans un environnement centralisé avec :
- permissions
- versioning
- categories
- search
- retention
- audit trail
afin que l'information reste organisée et contrôlée.
Integration
Les flux peuvent être connectés à :
- ERP
- CRM
- Microsoft 365
- SharePoint
- Helpdesk
- Custom Applications
afin qu'un document fasse partie d'un véritable processus métier.
Pourquoi la numérisation et les Document Workflows
Accès plus rapide
Les documents se retrouvent sans avoir à chercher dans des archives physiques.
Moins de papier
Les impressions inutiles et les copies physiques sont réduites.
Meilleur contrôle
Les permissions et l'audit trail protègent l'information.
Automatisation
Les documents peuvent déclencher des approbations et des workflows.
Du document au processus
COSMODATA relie scanning, document management et automation afin que les documents ne soient pas de simples fichiers numériques, mais fassent partie d'un flux opérationnel structuré.
Scan. Organize. Automate.
