Dokumenten- & Druckmanagement

COSMODATA bietet umfassende Lösungen für Document & Print Management für Unternehmen, die Erstellung, Verteilung, Speicherung und Druck von Dokumenten besser organisieren möchten.

Print Management beschränkt sich nicht auf die Auswahl eines Druckers.

Betrifft die gesamte Umgebung:

• Geräte
• Benutzer
• Verbrauchsmaterialien
• Kosten
• Sicherheit
• scanning
• document workflows
• reporting
• maintenance
• document storage

mit dem Ziel weniger betrieblicher Probleme und besserer Kontrolle der Information.

Managed Print Services

Mit Managed Print Services können wir das gesamte Management der Printing-Umgebung übernehmen.

Der Service kann Folgendes umfassen:

• Überwachung von Geräten
• Kontrolle der Consumables
• maintenance
• technical support
• usage monitoring
• fleet optimization
• cost reporting
• user support

damit das Unternehmen nicht jeden Drucker oder jedes Multifunktionsgerät einzeln verwalten muss.

Printers & Multifunction Devices

Wir planen Lösungen entsprechend dem tatsächlichen Volumen und den Anforderungen jeder Abteilung.

Können genutzt werden:

• printers
• multifunction devices
• scanners
• color devices
• monochrome devices
• departmental printers
• high-volume systems

damit jedes Gerät für den tatsächlichen Workload geeignet ist.

Fleet Management

In Unternehmen mit vielen Geräten ist ein zentraler Überblick über die Printing Fleet erforderlich.

Können überwacht werden:

• manufacturer
• model
• serial number
• location
• department
• page counters
• consumable levels
• device status
• error conditions
• service history

damit das Unternehmen weiß, was es besitzt und wie es genutzt wird.

Print Cost Optimization

Die Druckkosten bleiben oft unterschätzt, weil sie verteilt sind auf:

• toner
• drums
• paper
• maintenance
• spare parts
• devices
• electricity
• support
• downtime

Wir können die gesamte Printing-Umgebung analysieren und Einsparpotenziale identifizieren.

Cost Per Page Analysis

Die reale Bewertung eines Geräts muss die Kosten pro Seite berücksichtigen und nicht nur den Anschaffungspreis.

Können untersucht werden:

• mono cost per page
• color cost per page
• monthly volume
• maintenance cost
• consumable yield
• device lifecycle

damit die Auswahl der Ausstattung auf den gesamten Betriebskosten basiert.

Print Rules & Policies

Es können Richtlinien angewendet werden, die unnötige Nutzung einschränken.

Beispielsweise:

• duplex printing by default
• monochrome printing by default
• color restrictions
• department limits
• user quotas
• approved devices
• large-job routing

damit das Printing besser kontrolliert wird.

Secure Printing

Sensible Dokumente dürfen nicht unbeaufsichtigt am Drucker liegen.

Funktionen können angewendet werden wie:

• PIN release
• user authentication
• card authentication
• secure print queue
• follow-me printing
• delayed release

damit der Druck nur erfolgt, wenn sich der berechtigte Benutzer am Gerät befindet.

Follow-Me Printing

Der Benutzer kann einen Auftrag an eine zentrale Print-Queue senden und ihn an einem kompatiblen Gerät seiner Wahl abholen.

Das hilft bei:

• größere Sicherheit
• weniger vergessene Ausdrucke
• bessere Nutzung der Geräte
• Flexibilität der Anwender
• geringerer Waste

User & Department Reporting

Reports können erstellt werden pro:

• Benutzer
• department
• Gerät
• location
• color / mono
• pages
• period
• cost center

damit die Geschäftsleitung ein realistisches Bild der Printing Costs erhält.

Print Accounting

Die Nutzung kann verknüpft werden mit:

• departments
• projects
• cost centers
• users
• clients

damit die Kosten bei Bedarf aufgeteilt werden können.

Automated Consumables Management

Der Austausch von Toner kann besser organisiert erfolgen.

Durch Monitoring können überwacht werden:

• toner levels
• cartridge status
• expected depletion
• device alerts

damit Verbrauchsmaterialien geplant werden, bevor der Produktivbetrieb stoppt.

Supplies & Consumables

COSMODATA kann die Beschaffung organisieren von:

• toner
• ink
• drums
• maintenance kits
• paper
• other consumables

auf Basis der tatsächlichen Anforderungen der Installation.

Maintenance & Support

Druckgeräte sind Teil des täglichen Produktivbetriebs.

Der Support kann Folgendes umfassen:

• troubleshooting
• preventive maintenance
• spare parts
• firmware
• driver issues
• network connectivity
• scan configuration
• user support

damit Probleme in einem organisierten Verfahren behoben werden.

Preventive Maintenance

Vorbeugende Wartung kann Folgendes reduzieren:

• unexpected failures
• poor print quality
• paper jams
• premature component wear
• downtime

und den tatsächlichen Lebenszyklus der Ausstattung zu verlängern.

Device Monitoring

Die Geräte können überwacht werden auf:

• online / offline status
• toner levels
• error codes
• page counters
• maintenance warnings
• paper issues
• service requirements

damit ein frühzeitiges Bild der Probleme vorliegt.

Centralized Print Management

In größeren Umgebungen können wir zentral organisieren:

• print queues
• print servers
• drivers
• permissions
• device deployment
• defaults
• security settings

damit die Installation und Verwaltung von Printern einheitlich erfolgt.

Scan & Document Workflow

Moderne Multifunktionsgeräte können den Einstieg in einen digitalen Workflow bilden.

Ein Dokument kann von Papier in organisierte digitale Information umgewandelt werden.

Beispiel:

Scan to Email

Benutzer können digitalisierte Dokumente direkt über die Unternehmens-E-Mail versenden.

Die Funktion kann sicher in die bestehende Microsoft-365- oder Mail-Umgebung integriert werden.

Scan to Folder

Dokumente können automatisch gespeichert werden in:

• network folders
• department shares
• project folders
• customer folders

mit vordefinierter Struktur.

Scan to SharePoint & Cloud

Je nach Möglichkeiten der Lösung können Dokumente direkt weitergeleitet werden an:

• SharePoint
• OneDrive
• cloud storage
• document management systems

indem der Bedarf an manueller Zwischenbearbeitung reduziert wird.

Document Management

Die Digitalisierung gewinnt an Wert, wenn sie mit einem organisierten Dokumentenmanagement kombiniert wird.

Eine Document-Management-Umgebung kann Folgendes umfassen:

• centralized storage
• folders
• categories
• metadata
• search
• permissions
• versioning
• audit trail
• retention

damit Dokumente leicht zugänglich, aber zugleich kontrolliert sind.

Document Classification

Dokumente können kategorisiert werden nach:

• Kunden
• project
• department
• document type
• Datum
• business process
• confidentiality level

damit die Suche schneller erfolgt.

Search & Retrieval

Der Wert einer digitalisierten Akte liegt in der Möglichkeit, sie schnell wiederzufinden.

Können genutzt werden:

• keywords
• metadata
• dates
• document types
• customer information
• folder structures

damit Benutzer Informationen finden, ohne manuell in physischen Archiven suchen zu müssen.

OCR & Searchable Documents

Sofern unterstützt, können gescannte Dokumente in durchsuchbare digitale Dateien umgewandelt werden.

Das ermöglicht eine schnellere Suche in großen Dokumentenmengen und verringert die Abhängigkeit von manueller Ablage.

Document Workflows

Ein Dokument kann einen Geschäftsprozess auslösen.

Zum Beispiel:

oder:

So wird das Dokumentenmanagement mit realen Workflows verbunden.

Approval Workflows

Dokumente, die einer Freigabe bedürfen, können an die zuständigen Anwender weitergeleitet werden.

Können vorhanden sein:

• single approval
• multiple approvals
• sequential approvals
• department approvals
• financial limits
• escalations

mit Protokollierung jedes Schritts.

Digital Archiving

Physische Archive können schrittweise in ein digitales Archiv überführt werden.

Der Prozess kann Folgendes umfassen:

• scanning
• indexing
• naming
• classification
• storage
• permissions
• backup
• retention

damit der Zugriff schneller und kontrollierter erfolgt.

Version Control

Bei gemeinsam genutzten Dokumenten ist ein klarer Änderungsverlauf wichtig.

Können geführt werden:

• frühere Versionen
• modification history
• responsible user
• date/time
• recovery options

damit Verwechslungen zwischen verschiedenen Dateien vermieden werden.

Document Access Control

Nicht jeder Benutzer sollte Zugriff auf jedes Unternehmensdokument haben.

Berechtigungen können vergeben werden auf Basis von:

• user
• role
• department
• document type
• project
• confidentiality

mit dem Ziel, das Least-Privilege-Prinzip umzusetzen.

Confidential Printing & Documents

Sicherheit muss sowohl die digitale als auch die physische Form des Dokuments abdecken.

Können angewendet werden:

• secure print release
• restricted scan destinations
• role-based access
• user authentication
• controlled document sharing
• access logging

damit sensible Informationen nicht unnötig offengelegt werden.

Audit Trail

In organisierten Document Workflows kann Folgendes protokolliert werden:

• wer ein Dokument geöffnet hat
• wer es geändert hat
• wer es genehmigt hat
• wann es gedruckt wurde
• wann es geteilt wurde
• wann es archiviert wurde

sofern dies von der gewählten Plattform unterstützt wird.

Data Protection

Das Dokumentenmanagement muss mit dem Schutz von Unternehmensdaten und personenbezogenen Daten verbunden sein.

Können angewendet werden:

• permissions
• encryption
• secure storage
• backup
• retention
• controlled sharing
• secure deletion

je nach den Anforderungen der Organisation.

Retention Policies

Nicht alle Dokumente sollten für immer aufbewahrt werden.

Retention Periods können festgelegt werden pro:

• document type
• department
• legal requirement
• business policy

damit die Information so lange aufbewahrt wird, wie es tatsächlich erforderlich ist.

Secure Disposal

Wenn ein Dokument nicht mehr benötigt wird, muss es ein sicheres Verfahren zur Vernichtung oder Löschung geben.

Das kann sowohl betreffen:

• digitale Dateien

sowie:

• physische Dokumente

je nach Unternehmensrichtlinie.

GDPR & Document Management

Ein richtiges Dokumentenmanagement kann die Prozesse zum Schutz personenbezogener Daten unterstützen.

Können untersucht werden:

• access controls
• retention
• data location
• secure sharing
• printing controls
• audit trails
• secure disposal

als Teil eines umfassenderen Rahmens zum Datenschutz.

Paper Reduction

Das Ziel ist nicht immer die vollständige Abschaffung von Papier.

Das Ziel ist, nur das zu drucken, was tatsächlich benötigt wird.

Durch:

• digital workflows
• electronic approvals
• document sharing
• scan workflows
• print policies
• dashboards

kann das unnötige Druckvolumen erheblich reduziert werden.

Vom Paper-Based zum Digital Workflow

Ein traditioneller Prozess kann sein:

Ein besser organisierter digitaler Prozess kann werden:

indem Zeit, Ausdrucke und die Wahrscheinlichkeit des Verlusts von Dokumenten reduziert werden.

Environmental Efficiency

Ein besseres Print Management kann Folgendes reduzieren:

• unnötigen Papierverbrauch
• toner consumption
• Energieverbrauch
• Anzahl der Geräte
• nutzlose Ausdrucke

ohne die Produktivität der Benutzer einzuschränken.

Device Consolidation

Viele Unternehmen haben mehr Drucker, als sie tatsächlich benötigen.

Durch Nutzungsanalyse können identifiziert werden:

• underutilized devices
• duplicated equipment
• expensive desktop printers
• inefficient device placement

und eine effizientere Printing Fleet aufzubauen.

Right-Sizing

Das richtige Gerät muss am richtigen Ort stehen.

Ein großes Produktions-MFP in einer Abteilung mit minimaler Nutzung ergibt ebenso wenig Sinn wie ein kleiner Desktop-Drucker in einer Umgebung mit sehr hohem Volumen.

Right-Sizing basiert auf:

• volume
• number of users
• color requirements
• scanning needs
• security
• location
• workflows

Multi-Site Print Management

Für Unternehmen mit vielen Sites kann eine einheitliche Strategie erstellt werden für:

• Hauptsitz
• Filialen
• Filialen
• Hotels
• Lager
• remote offices

mit gemeinsamen Standards, Monitoring und Reporting.

Hospitality Printing Solutions

In einer Hotelumgebung kann es unterschiedliche Anforderungen geben an:

• Reception
• Reservations
• Accounting
• Management
• Back Office
• Restaurants
• Administration

Die Infrastruktur kann so geplant werden, dass jede Abteilung das passende Gerät und die passende Druckrichtlinie nutzt.

Production Printing

Für Umgebungen mit hohem Produktionsaufkommen können Lösungen geplant werden für:

• hohe Volumen
• professionelles Finishing
• schnellere Produktion
• color consistency
• centralized print jobs

je nach den Anforderungen des Unternehmens.

Integration mit Microsoft 365

Das Dokumentenmanagement kann verknüpft werden mit:

• SharePoint
• OneDrive
• Teams
• Outlook

damit Documents Teil des gesamten Modern Workplace werden.

Integration mit Unternehmensanwendungen

Es können Workflows konzipiert werden, die Dokumente verbinden mit:

• ERP
• CRM
• helpdesk
• project management
• customer portals
• custom applications

damit ein Dokument nicht nur eine Datei bleibt, sondern mit dem entsprechenden Geschäftsdatensatz verknüpft ist.

Document Automation

Wiederkehrende Dokumentenprozesse können automatisiert werden.

Beispiel:

So verringert sich der manuelle Aufwand.

Printing-Lösungen können Teil einer umfassenderen Automation-Strategie sein.

Zum Beispiel:

oder:

und verbindet so die physische Welt des Dokuments mit den digitalen Workflows.

Drucker und Multifunktionsgeräte sind Netzwerkgeräte und müssen als Teil der IT-Infrastruktur behandelt werden.

Können eingebunden werden in:

• asset management
• network management
• monitoring
• user support
• security policies
• lifecycle planning

damit sie nicht als isolierte technologische Umgebung betrieben werden.

Printing Security

Moderne MFP-Geräte verfügen über:

• network connectivity
• storage
• user accounts
• email access
• scan destinations

und müssen daher wie jedes andere Unternehmensgerät geschützt werden.

Die Sicherheit kann Folgendes umfassen:

• firmware updates
• secure administration
• network segmentation
• password policies
• protocol restrictions
• access control
• logging

Lifecycle Management

Jedes Gerät hat einen bestimmten Lebenszyklus.

Können überwacht werden:

• age
• page count
• maintenance history
• cost
• reliability
• availability of spare parts
• support status

damit der Austausch planmäßig und nicht erst nach einem schweren Ausfall erfolgt.

Reporting & KPIs

Die Leistung der Printing-Umgebung lässt sich messbar machen.

Können überwacht werden:

• Total Pages
• Color Pages
• Mono Pages
• Cost per Page
• Cost per User
• Cost per Department
• Device Utilization
• Downtime
• Service Calls
• Toner Consumption
• Paper Consumption

damit Entscheidungen auf realen Daten basieren.

Total Cost of Ownership

Die richtige Bewertung einer Printing Solution muss die gesamten Lebenszykluskosten betrachten.

und nicht nur den anfänglichen Kaufpreis.

So kann auf lange Sicht die tatsächlich wirtschaftlichere Lösung gewählt werden.

Vom Drucker zum Informationsmanagement

Die wahre Weiterentwicklung des Printings ist kein schnellerer Drucker.

Es ist der Übergang von:

Print Devices

in:

Document & Information Workflows

Das Gerät wird zu einem Ein- und Ausgangspunkt für Informationen in einem größeren digitalen Ökosystem.

Warum Dokumenten- & Druckmanagement

Wir verwalten nicht bloß Drucker. Wir verwalten den Informationsfluss.

COSMODATA betrachtet Druck und Dokumente als Teil des gesamten IT- und digitalen Betriebs eines Unternehmens.

Von der Auswahl und Verwaltung der Geräte bis zu Secure Printing, Scanning, Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung entwerfen wir Lösungen, die die physische und die digitale Welt der Information verbinden.

Weil der eigentliche Wert nicht im Ausdruck einer Seite liegt.

Es geht darum, dass die richtige Information die richtige Person zum richtigen Zeitpunkt und mit der richtigen Kontrolle erreicht.

Print Smarter. Manage Documents. Control Information.