COSMODATA propose des solutions complètes de Document Management pour les entreprises qui souhaitent organiser, protéger et gérer efficacement leurs documents numériques.
Stockage centralisé
Les documents peuvent être regroupés dans un environnement organisé avec :
- folders
- categories
- metadata
- document types
- customer records
- project records
afin que l'information ne reste pas dispersée dans les emails et les dossiers locaux.
Recherche rapide
La recherche peut s'effectuer selon :
- des mots-clés
- les dates
- clients
- projects
- document type
- metadata
afin que les utilisateurs trouvent rapidement ce dont ils ont besoin.
Permissions & Access Control
L'accès peut être contrôlé par :
- utilisateur
- rôle
- department
- document type
- project
afin que chaque utilisateur ne voie que l'information qui le concerne.
Version Control
Les documents peuvent conserver un historique des versions afin de garantir :
- previous versions
- modification history
- responsible user
- capacité de recovery
et d'éviter la confusion entre plusieurs copies.
Document Workflows
Les documents peuvent être reliés à des flux tels que :
pour les contrats, documents financiers, procédures internes et autres fichiers métier.
OCR & Digitization
Les documents physiques peuvent être numérisés via :
- scanning
- OCR
- indexing
- classification
afin de les intégrer au même environnement numérique organisé.
Integration
Les solutions peuvent être interconnectées avec :
- Microsoft 365
- SharePoint
- OneDrive
- ERP
- CRM
- Helpdesk
- Custom Applications
afin que les documents fassent partie des processus métier réels.
Retention & Archiving
Des politiques peuvent être appliquées pour :
- retention periods
- archiving
- secure deletion
- document lifecycle
selon les besoins de l'organisation.
Audit Trail
Le cas échéant, peuvent être consignés :
- qui a ouvert un document
- qui l'a modifié
- qui l'a approuvé
- quand chaque action a été effectuée
en créant plus de contrôle et de transparence.
Pourquoi le Document Management
Meilleure organisation
Tous les documents se trouvent dans un environnement contrôlé.
Accès plus rapide
L'information est retrouvée rapidement.
Plus grande sécurité
Les permissions et l'audit trail limitent les accès non autorisés.
Moins de gestion manuelle
Les documents peuvent être reliés à des workflows automatisés.
Des fichiers à l'information gérable
COSMODATA associe Document Management, digitization et workflow automation afin que l'information de l'entreprise reste organisée, sécurisée et immédiatement disponible.
Organize. Control. Access.
