Gestion des documents et des impressions

COSMODATA propose des solutions complètes de Document & Print Management pour les entreprises qui souhaitent mieux organiser la production, la circulation, le stockage et l'impression de leurs documents.

La gestion des impressions ne se limite pas au choix d'une imprimante.

Cela concerne l'ensemble de l'environnement :

• appareils
• utilisateurs
• les consommables
• le coût
• la sécurité
• scanning
• document workflows
• reporting
• maintenance
• document storage

afin de réduire les problèmes opérationnels et de mieux contrôler l'information.

Managed Print Services

Grâce aux Managed Print Services, nous pouvons prendre en charge la gestion globale du printing environment.

Le service peut inclure :

• supervision des appareils
• le contrôle des consumables
• maintenance
• technical support
• usage monitoring
• fleet optimization
• cost reporting
• user support

afin que l'entreprise n'ait pas à gérer de manière fragmentée chaque imprimante ou multifonction.

Printers & Multifunction Devices

Nous concevons des solutions en fonction du volume réel et des besoins de chaque service.

Peuvent être utilisés :

• printers
• multifunction devices
• scanners
• color devices
• monochrome devices
• departmental printers
• high-volume systems

afin que chaque appareil soit adapté au workload réel.

Fleet Management

Dans les entreprises disposant de nombreux appareils, une vue centralisée du parc d'impression est nécessaire.

Peuvent être suivis :

• manufacturer
• model
• serial number
• location
• department
• page counters
• consumable levels
• device status
• error conditions
• service history

afin que l'entreprise sache ce dont elle dispose et comment cela est utilisé.

Print Cost Optimization

Le coût d'impression reste souvent sous-estimé car il est réparti entre :

• toner
• drums
• paper
• maintenance
• spare parts
• devices
• electricity
• support
• downtime

Nous pouvons analyser le printing environment global et identifier les possibilités d'économies.

Cost Per Page Analysis

L'évaluation réelle d'un appareil doit tenir compte du coût par page et pas seulement du prix d'achat.

Peuvent être examinés :

• mono cost per page
• color cost per page
• monthly volume
• maintenance cost
• consumable yield
• device lifecycle

afin que le choix de l'équipement repose sur le coût total d'exploitation.

Print Rules & Policies

Des politiques limitant l'usage superflu peuvent être appliquées.

À titre indicatif :

• duplex printing by default
• monochrome printing by default
• color restrictions
• department limits
• user quotas
• approved devices
• large-job routing

afin que le printing soit plus contrôlé.

Secure Printing

Les documents sensibles ne doivent pas rester sans surveillance dans l'imprimante.

Peuvent être appliquées des fonctions telles que :

• PIN release
• user authentication
• card authentication
• secure print queue
• follow-me printing
• delayed release

afin que l'impression ne soit effectuée que lorsque l'utilisateur autorisé se trouve devant l'appareil.

Follow-Me Printing

L'utilisateur peut envoyer un travail vers une print queue centrale et le récupérer sur un appareil compatible de son choix.

Cela contribue à :

• une plus grande sécurité
• moins d'impressions oubliées
• une meilleure utilisation des appareils
• la flexibilité des utilisateurs
• moins de waste

User & Department Reporting

Des reports peuvent être générés par :

• utilisateur
• department
• appareil
• location
• color / mono
• pages
• period
• cost center

afin que la direction ait une image réelle du printing cost.

Print Accounting

L'usage peut être associé à :

• departments
• projects
• cost centers
• users
• clients

afin que le coût puisse être réparti là où c'est nécessaire.

Automated Consumables Management

Le remplacement du toner peut être mieux organisé.

Grâce au monitoring, peuvent être suivis :

• toner levels
• cartridge status
• expected depletion
• device alerts

afin que les consommables soient planifiés avant l'arrêt de la production.

Supplies & Consumables

COSMODATA peut organiser l'approvisionnement en :

• toner
• ink
• drums
• maintenance kits
• paper
• other consumables

selon les besoins réels de l'installation.

Maintenance & Support

Les équipements d'impression font partie du fonctionnement productif quotidien.

Le support peut inclure :

• troubleshooting
• preventive maintenance
• spare parts
• firmware
• driver issues
• network connectivity
• scan configuration
• user support

afin que les problèmes soient résolus selon une procédure organisée.

Preventive Maintenance

La maintenance préventive peut réduire :

• unexpected failures
• poor print quality
• paper jams
• premature component wear
• downtime

et allonger le cycle de vie réel de l'équipement.

Device Monitoring

Les appareils peuvent être surveillés pour :

• online / offline status
• toner levels
• error codes
• page counters
• maintenance warnings
• paper issues
• service requirements

afin d'avoir une vision précoce des problèmes.

Centralized Print Management

Dans les environnements plus vastes, nous pouvons organiser de manière centralisée :

• print queues
• print servers
• drivers
• permissions
• device deployment
• defaults
• security settings

afin que l'installation et la gestion des printers soient cohérentes.

Scan & Document Workflow

Les multifonctions modernes peuvent constituer le point d'entrée d'un workflow numérique.

Un document peut passer du papier à une information numérique organisée.

Exemple :

Scan to Email

Les utilisateurs peuvent envoyer des documents numérisés directement via la messagerie d'entreprise.

La fonction peut être intégrée en toute sécurité à l'environnement Microsoft 365 ou mail existant.

Scan to Folder

Les documents peuvent être enregistrés automatiquement dans :

• network folders
• department shares
• project folders
• customer folders

avec une structure prédéfinie.

Scan to SharePoint & Cloud

Selon les capacités de la solution, les documents peuvent être acheminés directement vers :

• SharePoint
• OneDrive
• cloud storage
• document management systems

en réduisant le besoin de traitement manuel intermédiaire.

Document Management

La numérisation prend plus de valeur lorsqu'elle est associée à une gestion documentaire organisée.

Un environnement de Document Management peut inclure :

• centralized storage
• folders
• categories
• metadata
• search
• permissions
• versioning
• audit trail
• retention

afin que les documents soient facilement accessibles tout en restant contrôlés.

Document Classification

Les documents peuvent être classés par :

• client
• project
• department
• document type
• la date
• business process
• confidentiality level

afin que la recherche soit plus rapide.

Search & Retrieval

La valeur d'un fichier numérisé réside dans la possibilité de le retrouver rapidement.

Peuvent être utilisés :

• keywords
• metadata
• dates
• document types
• customer information
• folder structures

afin que les utilisateurs trouvent l'information sans avoir à la chercher manuellement dans des archives physiques.

OCR & Searchable Documents

Lorsque cela est pris en charge, les documents numérisés peuvent être convertis en fichiers numériques searchable.

Cela permet une recherche plus rapide dans un grand volume de documents et réduit la dépendance au classement manuel.

Document Workflows

Un document peut déclencher un processus métier.

Par exemple :

ou :

Ainsi, la gestion documentaire est reliée à de véritables workflows.

Approval Workflows

Les documents nécessitant une approbation peuvent être acheminés vers les utilisateurs appropriés.

Peuvent exister :

• single approval
• multiple approvals
• sequential approvals
• department approvals
• financial limits
• escalations

avec l'enregistrement de chaque étape.

Digital Archiving

Les archives physiques peuvent être organisées progressivement en archives numériques.

La procédure peut inclure :

• scanning
• indexing
• naming
• classification
• storage
• permissions
• backup
• retention

afin que l'accès soit plus rapide et mieux contrôlé.

Version Control

Pour les documents partagés, il est important de disposer d'un historique clair des modifications.

Peuvent être conservés :

• versions précédentes
• modification history
• responsible user
• date/time
• recovery options

afin d'éviter la confusion entre différents fichiers.

Document Access Control

Tout utilisateur ne doit pas avoir accès à tous les documents de l'entreprise.

Des droits peuvent être appliqués selon :

• user
• role
• department
• document type
• project
• confidentiality

dans le respect du principe du least privilege.

Confidential Printing & Documents

La sécurité doit couvrir à la fois la forme numérique et la forme physique du document.

Peuvent être appliqués :

• secure print release
• restricted scan destinations
• role-based access
• user authentication
• controlled document sharing
• access logging

afin que les informations sensibles ne soient pas exposées sans raison.

Audit Trail

Dans les document workflows organisés, il est possible d'enregistrer :

• qui a ouvert un document
• qui l'a modifié
• qui l'a approuvé
• quand il a été imprimé
• quand il a été partagé
• quand il a été archivé

lorsque la plateforme choisie le prend en charge.

Data Protection

La gestion documentaire doit être liée à la protection des données de l'entreprise et des données personnelles.

Peuvent être appliqués :

• permissions
• encryption
• secure storage
• backup
• retention
• controlled sharing
• secure deletion

selon les besoins de l'organisation.

Retention Policies

Tous les documents ne doivent pas être conservés indéfiniment.

Des retention periods peuvent être définies par :

• document type
• department
• legal requirement
• business policy

afin que l'information soit conservée aussi longtemps que nécessaire.

Secure Disposal

Lorsqu'un document n'est plus nécessaire, une procédure sécurisée de destruction ou de suppression doit exister.

Cela peut concerner aussi bien :

• fichiers numériques

ainsi que :

• documents physiques

selon la politique de l'entreprise.

GDPR & Document Management

Une bonne gestion documentaire peut soutenir les processus de protection des données personnelles.

Peuvent être examinés :

• access controls
• retention
• data location
• secure sharing
• printing controls
• audit trails
• secure disposal

dans le cadre d'un cadre plus large de protection des données.

Paper Reduction

L'objectif n'est pas toujours la suppression complète du papier.

L'objectif est de n'imprimer que ce qui est réellement nécessaire.

Grâce à :

• digital workflows
• electronic approvals
• document sharing
• scan workflows
• print policies
• dashboards

le volume d'impression superflu peut être considérablement réduit.

Du Paper-Based au Digital Workflow

Un processus traditionnel peut être :

Un processus numérique mieux organisé peut devenir :

en réduisant le temps, les impressions et les risques de perte de documents.

Environmental Efficiency

Une meilleure gestion des impressions peut réduire :

• consommation de papier superflue
• toner consumption
• la consommation d'énergie
• le nombre d'appareils
• des impressions inutiles

sans limiter la productivité des utilisateurs.

Device Consolidation

De nombreuses entreprises disposent de plus d'imprimantes que nécessaire.

Grâce à l'analyse d'usage, peuvent être identifiés :

• underutilized devices
• duplicated equipment
• expensive desktop printers
• inefficient device placement

et de constituer un printing fleet plus efficace.

Right-Sizing

Le bon appareil doit se trouver au bon endroit.

Un grand production MFP dans un service à très faible utilisation n'a aucun sens, pas plus qu'une petite imprimante desktop dans un environnement à très fort volume.

Le right-sizing repose sur :

• volume
• number of users
• color requirements
• scanning needs
• security
• location
• workflows

Multi-Site Print Management

Pour les entreprises multi-sites, une stratégie unifiée peut être définie pour :

• des sièges
• succursales
• des magasins
• hôtels
• des entrepôts
• remote offices

avec des standards, un monitoring et un reporting communs.

Hospitality Printing Solutions

Dans un environnement hôtelier, les exigences peuvent différer pour :

• Reception
• Reservations
• Accounting
• Management
• Back Office
• Restaurants
• Administration

L'infrastructure peut être conçue de sorte que chaque service utilise l'appareil et la politique d'impression adaptés.

Production Printing

Pour les environnements de production intensive, des solutions peuvent être conçues pour :

• volumes élevés
• une finition professionnelle
• production plus rapide
• color consistency
• centralized print jobs

selon les exigences de l'entreprise.

Intégration avec Microsoft 365

La gestion documentaire peut être reliée à :

• SharePoint
• OneDrive
• Teams
• Outlook

afin que les documents s'intègrent à l'ensemble du Modern Workplace.

Intégration avec les applications métier

Peuvent être conçus des workflows reliant les documents à :

• ERP
• CRM
• helpdesk
• project management
• customer portals
• custom applications

afin qu'un document ne reste pas un simple fichier mais soit lié à l'enregistrement métier correspondant.

Document Automation

Les processus documentaires répétitifs peuvent être automatisés.

Exemple :

Ainsi, la gestion manuelle diminue.

Les solutions printing peuvent faire partie d'une automation strategy plus large.

Par exemple :

ou :

en reliant le monde physique du document aux workflows numériques.

Les imprimantes et les multifonctions sont des appareils réseau et doivent être traités comme faisant partie de l'infrastructure IT.

Peuvent être inclus dans :

• asset management
• network management
• monitoring
• user support
• security policies
• lifecycle planning

afin qu'ils ne fonctionnent pas comme un environnement technologique isolé.

Printing Security

Les appareils MFP modernes disposent de :

• network connectivity
• storage
• user accounts
• email access
• scan destinations

et doivent donc être protégés comme tout autre appareil de l'entreprise.

La sécurité peut inclure :

• firmware updates
• secure administration
• network segmentation
• password policies
• protocol restrictions
• access control
• logging

Lifecycle Management

Chaque appareil a un cycle de vie spécifique.

Peuvent être suivis :

• age
• page count
• maintenance history
• cost
• reliability
• availability of spare parts
• support status

afin que le remplacement soit planifié et non effectué après une panne grave.

Reporting & KPIs

La performance du printing environment peut être rendue mesurable.

Peuvent être suivis :

• Total Pages
• Color Pages
• Mono Pages
• Cost per Page
• Cost per User
• Cost per Department
• Device Utilization
• Downtime
• Service Calls
• Toner Consumption
• Paper Consumption

afin que les décisions reposent sur des données réelles.

Total Cost of Ownership

Une bonne évaluation d'une printing solution doit examiner l'ensemble du coût de son cycle de vie.

et pas seulement le prix d'achat initial.

Ainsi, la solution réellement la plus économique à long terme peut être choisie.

De l'imprimante à la gestion de l'information

La véritable évolution du printing n'est pas une imprimante plus rapide.

Il s'agit du passage de :

Print Devices

en :

Document & Information Workflows

L'appareil devient un point d'entrée et de sortie de l'information au sein d'un écosystème numérique plus vaste.

Pourquoi la gestion des documents et des impressions

Nous ne gérons pas simplement des imprimantes. Nous gérons le flux de l'information.

COSMODATA considère les impressions et les documents comme une composante de l'activité IT et numérique globale d'une entreprise.

De la sélection et de la gestion des appareils au secure printing, au scanning, au document management et à l'automatisation des workflows, nous concevons des solutions qui relient le monde physique et le monde numérique de l'information.

Parce que la vraie valeur ne réside pas dans l'impression d'une page.

Il s'agit de faire parvenir la bonne information à la bonne personne, au bon moment et avec le bon contrôle.

Print Smarter. Manage Documents. Control Information.