Communications et collaboration

COSMODATA conçoit et met en œuvre des solutions complètes de Communications & Collaboration pour les entreprises qui souhaitent relier efficacement collaborateurs, clients et partenaires au sein d'un environnement unifié.

La communication d'entreprise moderne ne se limite plus à la téléphonie ou à l'email.

Comprend :

• voix
• video
• chat
• online meetings
• file sharing
• team collaboration
• mobile communication
• customer communication
• meeting rooms
• PBX
• Microsoft Teams
• business applications

afin que l'information soit transférée rapidement, de façon organisée et en toute sécurité.

Unified Communications

Les solutions Unified Communications unifient différents canaux de communication dans un environnement commun.

Peuvent inclure :

• la téléphonie d'entreprise
• PBX
• softphones
• video conferencing
• instant messaging
• presence
• voicemail
• meetings
• mobile communication

Ainsi, les utilisateurs n'ont pas à travailler au travers de nombreux outils indépendants et déconnectés.

Microsoft Teams

Microsoft Teams peut constituer une plateforme de collaboration essentielle pour l'entreprise.

Peut être utilisé pour :

• un chat d'entreprise
• online meetings
• video calls
• team collaboration
• document sharing
• internal communication
• external collaboration
• communities
• project workspaces

en créant un point unique de collaboration quotidienne.

PBX et téléphonie d'entreprise

La téléphonie reste un canal de communication critique.

Nous pouvons concevoir des solutions combinant :

• IP PBX
• VoIP
• extensions
• SIP trunks
• queues
• ring groups
• IVR
• mobile extensions
• softphones
• call recording
• reporting

afin que la communication vocale fonctionne comme partie de l'infrastructure IT globale.

PBX & Microsoft Teams Integration

Selon l'architecture technique, la téléphonie d'entreprise peut être connectée à Microsoft Teams.

Cela peut permettre aux utilisateurs de gérer depuis un environnement commun :

• des appels internes
• les appels externes
• meetings
• chat
• video
• presence
• des numéros d'entreprise

en réduisant le besoin d'utiliser différentes applications de communication.

Softphones

Les utilisateurs peuvent utiliser leur extension d'entreprise sans téléphone physique.

Grâce au softphone, ils peuvent passer et recevoir des appels depuis :

• desktop
• laptop
• smartphone
• tablet

en conservant leur identité téléphonique d'entreprise où qu'ils travaillent.

Mobile Communications

La communication d'entreprise doit suivre l'utilisateur.

Peuvent être mises en œuvre des solutions permettant :

• des appels d'entreprise depuis un smartphone
• mobile softphone
• Teams communication
• secure messaging
• mobile access aux données de l'entreprise
• remote meetings

afin que l'employé puisse rester disponible sans dépendre de son bureau.

Video Conferencing

La visioconférence est désormais un outil de travail quotidien essentiel.

Nous pouvons mettre en œuvre des solutions pour :

• one-to-one video calls
• team meetings
• customer meetings
• webinars
• hybrid meetings
• remote presentations
• multi-site conferences

afin d'obtenir une qualité de son et d'image constante et une expérience d'utilisation simple.

Meeting Room Solutions

Les salles de réunion modernes doivent permettre aux participants de se connecter facilement, où qu'ils se trouvent.

Les solutions peuvent inclure :

• Microsoft Teams Rooms
• cameras
• microphones
• speakers
• displays
• projectors
• touch controllers
• room PCs
• wireless presentation
• room booking systems

afin que le démarrage d'une réunion ne nécessite pas à chaque fois un support technique.

Hybrid Meetings

Les réunions incluent désormais souvent simultanément des participants présents au bureau et à distance.

Une solution hybrid meeting correctement conçue doit garantir :

• un son net
• bonne couverture des microphones
• une caméra adaptée
• une présentation de contenu facile
• la simple participation des remote users
• une connexion réseau fiable

afin que tous les participants bénéficient d'une expérience équivalente.

Wireless Presentation

Les utilisateurs peuvent présenter du contenu sans connexions ni câbles compliqués.

Peuvent être utilisées des solutions pour :

• wireless screen sharing
• laptop presentation
• guest presentation
• multi-user presentation
• meeting room displays

en améliorant sensiblement l'usage quotidien des meeting rooms.

Internal Communication

La communication interne ne doit pas reposer exclusivement sur l'email.

Peuvent être créés des canaux organisés pour :

• company announcements
• departments
• projects
• technical teams
• management
• support
• communities
• knowledge sharing

afin que les informations soient plus facilement accessibles et ne se perdent pas dans de longs fils d'e-mails.

Team Collaboration

Les équipes peuvent travailler dans des digital workspaces partagés.

Peuvent être combinés :

• chat
• files
• tasks
• meetings
• shared documents
• calendars
• project information
• notifications

afin que chaque équipe dispose d'un point de collaboration commun.

Document Collaboration

La collaboration sur les fichiers peut se faire sans échange de multiples versions par email.

Peuvent être utilisés :

• SharePoint
• OneDrive
• Microsoft Teams
• co-authoring
• version history
• comments
• permissions

afin que plusieurs utilisateurs puissent travailler sur la même information.

External Collaboration

La collaboration s'étend souvent au-delà de l'entreprise.

Peut nécessiter la participation de :

• clients
• fournisseurs
• consultants
• partenaires
• contractors

Des environnements d'external collaboration contrôlés peuvent être créés, avec des permissions spécifiques et un accès limité.

Guest Access

Pour les partenaires externes, des politiques de guest access peuvent être appliquées, définissant :

• qui peut être invité
• à quels groupes il a accès
• quels fichiers il peut consulter
• ce qui peut changer
• combien de temps il reste actif

afin que la collaboration externe ne crée pas d'accès incontrôlé.

Customer Communication

Les solutions de communication peuvent mieux organiser le contact avec les clients.

Peuvent être combinés :

• téléphonie
• queues
• customer support
• email
• meetings
• callback workflows
• helpdesk
• CRM
• customer portals

afin que différents canaux fonctionnent comme partie d'un processus de service unifié.

Call Queues

Les phone queues peuvent organiser le trafic entrant pour :

• Sales
• Support
• Reception
• Reservations
• Customer Service
• Accounting

avec des fonctions telles que :

• plusieurs agents
• announcements
• ring strategies
• overflow
• waiting
• missed call handling

afin que les appels entrants parviennent à l'équipe appropriée.

IVR

Avec un IVR correctement conçu, l'appelant peut être orienté directement vers le service approprié.

À titre indicatif :

Peuvent également être appliqués différents scénarios pour :

• horaires de fonctionnement
• des jours fériés
• after-hours
• emergency calls
• des langues différentes

Presence & Availability

L'information de disponibilité aide les équipes à communiquer plus efficacement.

L'utilisateur peut savoir si un partenaire est :

• Available
• Busy
• In a Meeting
• Away
• Do Not Disturb

afin de choisir le canal de communication approprié.

Calendars & Scheduling

La collaboration peut être reliée aux calendars de l'entreprise afin de faciliter :

• meeting scheduling
• room booking
• availability
• online meetings
• customer appointments
• team calendars

en réduisant les procédures manuelles de coordination.

Room Booking

Pour les organisations disposant de nombreuses salles, des systèmes de réservation peuvent être mis en place.

Peuvent afficher :

• availability
• current meeting
• next meeting
• reservation status
• room resources

via calendar integration ou des panneaux dédiés à l'extérieur des salles.

Contact Center Solutions

Pour des besoins de service plus importants, des environnements de contact center plus structurés peuvent être créés.

Peuvent inclure :

• call queues
• agents
• supervisors
• call recording
• wallboards
• reporting
• real-time status
• missed calls
• service level metrics

afin que la communication avec les clients soit mesurable.

Call Analytics

Les données de téléphonie peuvent être exploitées pour une meilleure visibilité sur l'activité de l'entreprise.

Peuvent être suivis :

• incoming calls
• outgoing calls
• answered calls
• missed calls
• abandoned calls
• call duration
• queue activity
• extension activity
• peak hours
• response times

afin d'améliorer le service et la dotation en personnel.

Communication Dashboards

Des dashboards peuvent être créés, regroupant des informations telles que :

• live queue status
• unanswered calls
• agent availability
• daily call volume
• average call duration
• service levels
• historical trends

afin que les responsables aient une vision immédiate de la situation.

CRM Integration

La téléphonie et les outils de communication peuvent être interconnectés avec un CRM.

Selon la plateforme, peuvent être pris en charge :

• caller identification
• click-to-call
• customer screen pop
• automatic call logging
• call history
• customer activity

afin que chaque communication soit liée au client correspondant.

Helpdesk Integration

Les appels de support peuvent être reliés au helpdesk.

Peuvent être créés des workflows tels que :

ou :

Ainsi, la communication fait partie du processus de support organisé.

Intégration avec les applications métier

Les solutions Communication & Collaboration peuvent également être connectées à des applications custom.

À titre indicatif :

• customer portals
• dashboards
• ERP
• CRM
• ticketing
• scheduling applications
• hotel systems
• internal tools

via API ou d'autres integrations disponibles.

Communication Automation

Les actions répétitives peuvent être automatisées.

À titre indicatif :

Peuvent être automatisés :

• missed call notifications
• meeting reminders
• customer callbacks
• support alerts
• team notifications
• escalation messages

afin que les communications importantes ne soient pas perdues.

Remote & Hybrid Work

Les collaborateurs doivent pouvoir communiquer et collaborer quel que soit leur location.

Peuvent utiliser :

• Teams
• softphones
• video meetings
• cloud files
• shared workspaces
• mobile applications
• VPN si nécessaire

afin que l'expérience de travail reste cohérente au bureau comme à l'extérieur.

Multi-Site Communications

Pour les organisations multi-sites, des communications unifiées peuvent être établies entre :

• des sièges
• succursales
• des magasins
• d'hôtels
• des entrepôts
• remote offices

avec une téléphonie, une collaboration et un directory communs.

Hospitality Communications

Pour les établissements hôteliers et de hospitality, des solutions reliant les éléments suivants peuvent être conçues :

• Reception
• Reservations
• Housekeeping
• Management
• Back Office
• Guest Rooms
• Technical Support

avec PBX, mobile communication et collaboration tools.

Communication Security

La communication doit être sécurisée.

La protection peut inclure :

• MFA
• access control
• secure authentication
• device policies
• encrypted communication
• PBX security
• SIP restrictions
• logging
• guest access controls

afin que l'augmentation de la collaboration ne crée pas de security risk supplémentaire.

PBX Security

Les systèmes de téléphonie doivent être protégés contre :

• unauthorized access
• SIP attacks
• toll fraud
• compromised extensions
• brute-force attempts
• insecure remote access

avec firewall rules, authentication, monitoring et security policies adaptées.

Business Continuity

La communication d'entreprise doit continuer à fonctionner même en cas de panne technique.

Peuvent être conçus :

• SIP failover
• secondary Internet
• mobile forwarding
• cloud PBX
• backup communication channels
• remote softphones
• alternate routing

afin que l'entreprise maintienne sa communication aux moments critiques.

Communication Continuity Plan

Pour les environnements critiques, un plan peut être élaboré qui définit :

• quels numéros sont critiques
• où les appels sont routés en cas d'outage
• quels sont les canaux alternatifs
• comment le personnel communique
• comment les clients sont informés
• qui dispose d'un emergency access

afin qu'une panne technique ne se transforme pas en isolement de communication.

Monitoring

Les plateformes de communication critiques peuvent être surveillées pour :

• PBX availability
• SIP trunk status
• call services
• Internet connectivity
• registrations
• Teams service health
• meeting room equipment
• network availability

afin que les problèmes soient détectés avant d'affecter un grand nombre d'utilisateurs.

Managed Communications

COSMODATA peut prendre en charge la gestion continue du communication environment.

Le service peut inclure :

• PBX administration
• user management
• queue changes
• IVR changes
• Teams administration
• room support
• troubleshooting
• monitoring
• vendor coordination
• reporting

afin que le client dispose d'un point de support unique.

Adoption & User Training

Une plateforme technologique n'a de valeur que si les utilisateurs savent comment l'exploiter.

Une formation peut être dispensée sur :

• Microsoft Teams
• online meetings
• file sharing
• channels
• softphones
• meeting rooms
• external collaboration
• communication policies

afin que les nouvelles solutions s'intègrent réellement au travail quotidien.

D'outils disparates à un environnement unifié

De nombreuses entreprises fonctionnent avec :

comme des systèmes indépendants.

Une bonne stratégie de Communications & Collaboration les transforme en :

avec une identité commune, un accès sécurisé et une meilleure expérience d'utilisation.

La plus grande valeur est créée lorsque les communication tools sont reliés aux processus métier.

Par exemple :

ou :

Ainsi, la communication ne reste pas une information isolée mais fait partie du fonctionnement quotidien de l'entreprise.

Pourquoi les communications et la collaboration

La communication fait partie de l'infrastructure de l'entreprise

COSMODATA considère les Communications & Collaboration comme une partie intégrante de l'environnement IT moderne.

Nous combinons téléphonie, Microsoft Teams, salles de réunion, cloud collaboration et applications métier afin que les personnes, les équipes et les clients puissent communiquer efficacement, où qu'ils se trouvent.

Parce qu'une bonne communication ne consiste pas simplement à pouvoir appeler ou envoyer un message.

Il s'agit de permettre à l'entreprise de collaborer, de réagir et de fonctionner comme une seule équipe.

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